internes Kontrollsystem (IKS)

1. Begriff: Teilsystem des Systems zur Überwachung einer Unternehmung, das die Gesamtheit der Mechanismen zur ⇡ Kontrolle enthält. Die internen Kontrollen können den Arbeitsabläufen vor-, gleich- oder nachgeschaltet sein.

- 2. Aufgaben: (1) Sicherung und Schutz des vorhandenen Vermögens vor Verlusten; (2) Erstellung genauer, aussagefähiger und zeitnaher Aufzeichnungen; (3) Verbesserung des betrieblichen Wirkungsgrades durch Auswertung von Aufzeichnungen; (4) Unterstützung der innerbetrieblichen Durchsetzung der Geschäftspolitik (Unternehmenspolitik).

- 3. Prinzipien: a) Funktionstrennung: Im Arbeitsablauf sollen vollziehende sowie buchhalterische, ggf. auch sonstige verwaltende Funktionen nicht in einer organisatorischen Einheit (Stelle, Abteilung) vereint sein.

- b) Angemessene organisatorische Regelungen: Soweit möglich und sinnvoll, sind Arbeitsabläufe zu programmieren; die ⇡ Aufbauorganisation ist deutlich abzugrenzen.

- c) Automatik der Kontrolle: Zur Ausschaltung von Unwägbarkeiten sollte das System der betrieblichen Abläufe sich selbsttätig und zwangsläufig kontrollieren.

- 4. Instrumente: Organisationsplan, Dienst- und Arbeitsanweisungen, Kontenplan einschließlich der Kontierungsrichtlinien, sämtliche der Dokumentation durchgeführter Kontrollen dienende Aufzeichnungen und Unterlagen, mechanische Kontrollein- und -vorrichtungen (z.B. Stechuhren, kodierte Geldschränke, Mess- und Rechengeräte, EDV-Anlagen zur programmierten oder maschineninstallierten Kontrolle).

- 5. IKS bei Anwendung computergestützter Buchführungssysteme: In diesem Fall ist bes. wichtig die Kontrolle der Anlagenbedienung (Kontrollen des Datenzugriffs, von Programmänderungen u.Ä.), der Dateneingabe (Kontrolle der Vollständigkeit, Richtigkeit, Korrekturverfahren bei Fehlern etc.), der Datenverarbeitung (Kontrolle der Vollständigkeit des Verarbeitungssystemablaufs und bei Systemausfällen, maschinell erzeugter Buchungen u.Ä.) und der Datenausgabe (Kontrolle der Richtigkeit, Vollständigkeit, des Zugriffs und der Sicherungsmaßnahmen). Nach Möglichkeit sind solche organisatorischen Regelungen und Verfahren einzusetzen, die maschinelle, fehlerverhindernde, zwangsläufige Kontrollen zur Folge haben.

- 6. Bezug zur externen ⇡ Jahresabschlussprüfung: Im Rahmen der Abschlussprüfung durch unternehmungsexterne ⇡ Prüfer wird die Überprüfung der Funktionsfähigkeit des IKS als Form der indirekten ⇡ Prüfung durchgeführt; dabei erfolgt im Wesentlichen eine Konzentration auf das System der Buchführung. Die Prüfung des IKS liefert wichtige Hinweise, ob die Unternehmung ihre Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge vollständig, systematisch und rechnerisch richtig erfasst. Ausgehend von den Ergebnissen der IKS-Prüfung und dem durch die Prüfung gewonnenen Vertrauen in die Fähigkeit des IKS, zur Verhütung, Entdeckung und Beseitigung wesentlicher Fehler beizutragen, kann der Prüfer die weiteren Prüfungshandlungen im Rahmen der Prüfungsplanung nach Art und Umfang festlegen. Bei als gut konzipiert und gut funktionierend beurteiltem IKS sind ggf. nur noch – teilweise deutlich – reduzierte weitere Prüfungstätigkeiten erforderlich.